Automatitzacions segures i escalables: com fer-ho bé des del principi

Automatitzar és delegar. Però delegar bé vol dir tenir el control, i això només passa quan automatitzes amb criteri.

L'automatització de processos empresarials no va només d'estalviar temps: va de seguretat, de traçabilitat i de preparar-te per escalar.

Aquí t'expliquem com fer-ho com cal, des del minut zero.

Què vol dir, realment, automatitzar?

Una automatització és qualsevol procés que s'executa de forma automàtica mitjançant un programari, sense que una persona hi hagi d'intervenir cada cop. Des de filtres de correu que classifiquen missatges fins a sistemes que generen factures o bots que responen preguntes de clients.

La clau és que el temps que abans perdies en tasques repetitives, ara l'inverteixes en accions de valor. Això sí, automatitzar bé implica pensar a llarg termini des del primer clic.

Les eines que ho fan possible (i per què escollir-les bé)

• Zapier: 

  Plataforma d'automatització al núvol molt coneguda i pionera en el camp. Zapier connecta més de 8000 aplicacions i serveis per automatitzar fluxos de treball, tot sense coneixements de programació.

  És tan versàtil que pots, per exemple, fer que quan rebis un correu a Gmail automàticament es guardi l'adjunt a Dropbox, tot configurat amb uns pocs clics. És una de les eines més utilitzades per integrar aplicacions diverses de forma senzilla.

  Zapier

• Microsoft Power Automate

  Eina d'automatització de Microsoft, integrada a la suite Office 365 (forma part de la Power Platform). Permet crear fluxos de treball entre aplicacions amb un enfocament sense codi, connectat-se a centenars d'aplicacions i serveis populars del mercat.

  És especialment potent en entorns empresarials, perquè s'integra amb productes com Outlook, Excel, SharePoint, Dynamics, etc. A més a més, Power Automate ofereix funcionalitats d'automatització robòtica de processos (RPA), és a dir, pot imitar accions d'un usuari en aplicacions d'escirptori antigues (per exemple, fer clics i omplir formulatis en un programa que no té API).

  Aquesta plataforma és ideal si la teva organització ja utilitza eines Microsoft o si necesiites automatizacions avançades amb control informàtic corporatiu.

  Microsoft Power Automate

• Make (abans Integromat):

  Plataforma d'automatizació amb opcions de personalització molt avançades. A diferència de Zapier, Make permet dissneyar fluxos de treball més complexos, anomenats "escenaris", mitjançant un editor visual molt potent. Pots connectar múltiples aplicacions en un mateix flux, establir condicions (branques si/altrament), gestionar errors i transformar dades al vol entre passos.

  Make és ideal per a qui necessita automatitzacions més detallades i sofisticades, o per a que usuaris tècnics que volen un major controls obre cada pas del procés. Tot i les seves capacitats avançades, manté un enfocament intuïtiu arrssegant i deixant caure elements, i ofereix un pla gratuït amb funcionalitats bàsiques per començar.

  Make

Altres plataformes notables serien serveis com n8n (codi obert per a auto-hostejar automatitzacions), Airtable (que integra base de dades amb automatitzacions internes) o plataformes d'RPA empresarial com UiPath, però les quatre plataformes anteriorment mencionades són un bon punt de partida per a una automatització eficient i segura.

Consell: tria en funció de la complexitat del procés i del control que necessitis sobre la seguretat.

Seguretat: no posis les teves automatizacions en mans de qualsevol

Automatizat processos empresarials vol dir tocar dades sensibles, accedir a sistemes crítics i permetre que una màquina actuï en nom teu. Per això la seguretat no és opcional, és obligatòria.

• Valida l'origen de les dades. No confiïs cegament en el que ve de fora.

• Protegeix claus i tokens com protegiries les claus del teu despatx.

• Controla qui pot modificar o executar fluxos. un error pot sortir car.

No és el mateix automatitzar a partir d'un correu electrònic que fer-ho a partir d'un webhook o d'un bot de telegram; cada origen comporta riscos diferents i cal abordar-los adequadament.

Per exmeple, si la teva automatizació processa dades d'un correu electrònic, convé limitar-ho a bústies i remitents de confiança. Configura filtres o regles perqu` només es tractic els missatges esperats i evita obrir adjunts automàticament a menys que estiguin verificats (així prevens virus o malwares). D'altra banda, si l'automatització llegeix dades d'un fitxer Excel o full de càlcul, assegura't que el fitxer estigui en un entorn segur (com un Google Drive o SharePoint amb accés restringit) i que el contingut sigui fiable. Sempre és recomanavle no confiar cegament en dades externes, valida els formats (per exemple, quue els números ho siguin, que no hi hagi codi inesperat, etc.) abans de processar-les.

En el cas de rebre peticions externes via webhooks (és a dir, URL públics on altres serveis envien dades a la teva automatització), la seguretat ha de ser encara més estricta. Aquí s'imposa utilitzar tokens secrets, signatures o claus API per autenticar cada petició. Això significa que, quan el teu sistema rebi una sol·licitud, primer comprovarà que porta la clau o signatura correcta - com una contrasenya oculta - abans de processar-la. Així t%#39;assegures que ningú extern (ni un hacker) pugui enviar instruccions falses al teu flux automatitzat. Moltes plataformes (com Zapier o Make) ja permeten afegir aquesta clau secreta als seus webhooks de manera senzilla.

Amb bots de Telegram o d'altres xarxes socials passa quelcom similar, cal gestionar bé les credencials d'accés. Si ha creat un bot que desencadena automatizacions, guarda el seu token de forma segura (per exemple, en un gestor de seccrets o a la pròpia plataforma d'automatizació mai en codi font p&uacure;blic). A més, és bona idea restringir qui pot activar el bot, per exemple, programar-lo perquè només faci cas a ordres enviades per usuaris autoritzats (identificats pel seu ID de Telegram) o incloure alguna contrasenya en els comandos sensibles.

En general, una bona prà per a la seguretat és compartimentar i autenticar cada part de l'automatització. Una opció és fer servir una API pròpia, en lloc d'enviar dades directament d'un servei a un altre, pots dissenyar una petita API intermediària sota el teu control, que requereixi autenticació i validi totes les teves dades entrants. Així l'automatització trucaria a la teva API amb una clau privada, i només si la validació és correcta procediria amb la següent acció.

Si no tens recursos per a una API a mida, també pots aprofitar eines de tercers que ja aporten autenticació integrada. Un exemple és Airtable, si guardes dades en una base de dades d'Airtablem qualsevol accés a aquestes dades huarà de fer-se amb la clau API d'Airtable, la qual cosa afegeix una capa de seguretat (nome&eactue;s qui tingui la clau hi accedeix). De manera similar, servei com Google Sheets permeten restringir només a comptes concrets. En resum, pensa sempre en qui podria accedir o injectar informació al teu flux automatitzat i posa-li tanques de seguretat: credencials, xifratge de seguretat si escau, i permisos adequeats en cada eina emprada.

Traçabilitat: saber què ha passat, quan i per què

Una automatització sense registre és una caixa negra. I quan falla, no hi ha manera de saber què ha passat.

• Guarda les dades originals abans de processar-les.

  Si, per exemple, tens un flux que rep formularis de clients i els introdueix en un sistema, convé conservar una còpia de cada formulari o almenys un identificador que permeti recuperar el contingut original. Això et permetrà, més endavant, demostrar què es va rebre exactament i reproduir el procés si cal investigar un problema.

• Activa logs detallats; cada execució ha de quedar registrada.

  Per exemple, Zapier mostra un historial de tasques on cada "Zap" executat queda enregistrat amb els detalls, i make també guarda un registre de cada execusi(oacute; d'escenari. Aquests logs són indispensables per a la depuració i control, et permeten detectar si alguna cosa no ha funcionar (per exemple, no s'ha enviat el email perquè hi ha un camp obligatori buit) i et donen pistes per corregir-ho.

• Documenta què fa cada flux, amb quines eines i sota quines condicions.

  Si estàs creant les automatitzacions amb codi o scripts propis, huràs d'implantar tu mateix aquesta capa de traçábilitat. Això significa programar que el teu script escrigui en un fitxer de registre o base de dades cada pas important: "Iniciant procés X, "Dada Y rebuda", "Acció Z completada amb èxit", etc., i també qualsevol error o excepció que sorgeixi.

  Encara que sembli feina extra, t'estalviarà molts maldecaps en el futur.

  Sesne registres, quan passi un temps, ni recordaràs que fa exactament l'automatització ni podràs esbrinar per què ha fallat alguna cosa.

  Amb registres, en canvi, tindràs transparència i control: podràs auditar el porcés, assegurar-te que compleixi protocols (important en entorns regulats) i ajustar allò que calgui amb coneixement de causa.

Sense traçabilitat no hi ha millora, ni control, ni capacitat d'auditoria.

Guarda inputs, guarada outputs i registra els passos.

Fins i tot és recomanable afegir mecanismes de notificació, per exemple, que l'automatització enviï un correu o missatge d'alerta si detecta un error o una condició inusual. Així sabràs gairebé en temps real què està passant i podràs intervenir si cal.

Escalabilitat: pensa en gran abans que sigui tard

Avui automatitzes per 10. Demà potser seran 10000. I si el teu sistema no aguanta, tens un problema.

L'escalabilitat es refereix a la capacitat d'una automatització de créixer en volum i complexitat sense perdre eficàcia ni fiabilitat.

Per escalar bé:

• Modularitza. Automatitzacions curtes que es connecten entre elles són més fàcils de fer créixer.

  Per exemple, si tens una automatització molt gran amb 20 passos seguits, potser la pots dividir en dos o tres automatitzacions més curtes enllaçades (on el resultat d'una alimenta la següent). Això facilita tant l'escala (pots executar parts en paral·lel si cal) com el manteniment.

• Evita colls d'ampolla i dependències innecesàries. Si pots porcessar per lots fes-ho.

• Estalvia passos innecessaris. Menys càrrega, més eficiència.

• Algunes eines d'automatització ofereixen opcions de multithreading o desencadenants massius, i val la pena explorar-les si anticipes molta càrrega.

• No posis límits fixos. Deixa que el sistema creixi amb tu.

  Si programes manualment, evita coses com estructures d'arrays amb mida fixa, límits artíficials al nombre d'elements, etc. En lloc d'això, fes servir estructures dinàmiques que puguin créixer. En plataformes no-code, informa't bé de quins són els límits de la teva subscripció, Zapier per exemple, limita el nombre de tasques mensuals segons el pla, Make limita la quantitat d'operacions i la potència de processament segons el pla triat. Si creus que el teu ús pot multiplicar-se, considera des del principi si necessitaràs un pla superior o una plataforma amb límits més amplis.

• També és fonamental pensar en l'eficiència, una automatització escalable ha de ser eficient en l'ús de recursos. Evita fer passos redundants o consultar dades repetidament més del necessari. Per exemple, en comptes de fer 5 cerques independents a una base de dades en diferents punts del flux, potser pots fer una sola cerca que obtingui tot el que necesiites i guardar els resultats temporalment. Això redueix càrrega i farà que el procés s'escali millor. De manera semblant, neteja o arxiva les dades obsoletes, si la teva automatització guarda registres en un lloc temporal, assegura't d'eliminar o moure els antics de tant en tant, perquè amb el temps podrien acumular-se i alentir el sistema.

I sobretot: prova abans d'escalar. El que sembla sòlid en petit, pot caure quan es multiplica el volum.

Fes proves de càrrega si pots, genera dades falses o duplica les existents per a simular volums grans i comprova com respon l'automatització. Això et permetrà detectar on falla abans que passiu en viu. Si veus que un component falla més ebllà d'un cert volum (per exemple, un servei es bloqueja per excés de peticions), potser necessites introduir queues (cues d'espera) o temps d'espera entre accions per alleujar la pressió. Construir a escala és un procés continu: mesura, aprèn i ajusta.

Bones pràctiques que valen per a tot

• Comença petit, però amb visió gran.

  No intentis automatitzar el procés més complex de cop. És millor començar per una tasca senzilla o una part del procés, verificar que funciona bé i després anar-ho ampliant. Això et permet aprendre i anar afinant l'automatització amb menys risc.

• Fes proves amb dades reals abans de posar-ho tot en marxa.

  Abans de desplegar una automatització en producció, és a dir, en el món real amb dades reals, fes proves controlades. Executa-la amb exemples de prova, comprova que fa el que s'espera en aquests casos i també en casos excepcionals (Què passa si falta una dada? I si el servei triga massa?). Un cop superi les proves, activa-la definitivament. I fins i tot, les primeres setmanes vigila de prop els resultats per assegurar-te que tot va com cal.

• Documenta tot el que puguis.

  És molt recomanable documentar cada automatizació que construeixis. No cal un tractat; amb unes notes n'hi ha prou. Apunta quin é l'objectiu, quines eines o comptes connecta, quins són els triggers (desencadenants) i les accions principals, on s'emmagatzemen els logs o registres, i qui és responsable de supervisar-la. Aquesta documentació et serà molt útil si has de fer manteniment al cap d'uns mesos o si algú altre ha d'entendre el sistema.

• Activa alertes; si alguna cosa falla, que t'ho digui.

  Una automatizació ha de funcionar sense supervisió constant, però això no vol dir que la deixem totalment sola. Si és possible, configura mecanismes d'alerta. Per exemple, que t'enviï un correu o missatge si falla algun pas important, o si un dia no s'executa quan tocava. D'aquesta manera podràs reaccionar ràpid si hi ha algun problema. Igualment, si la teva plataforma ofereix controls de versions o entorns de proves separats, utilitza'ls, així pots fer canvis i millores sense interrompre el que està funcionant.

• Revisa i actualitza regularment: el que funciona avui, pot fallar demà

  Les automatizacionsno són "configurar i oblidar". Amb el temps, les aplicacions canvien (actualitzacions d'API, canvis de format de dades, etc.) i allò que avui funciona, d'aquí un any pot donar errors si no es toca. Programa revisions periòdiques, potser cada cert trimestere o semestre, per repassar que tot segueixi operant bé. Actualitza les connexions o passos obsolets i aprofita per incorporar millores si veus que el procés es podria optimitazar. Una automatització cuidada durarà anys estalviant-te feina.

Automatitzar no és premer un botó i oblidar-te'n. És construir un sistema que treballi sol, però que sempre puguis entendre, controlar i millorar.

Seguint aquests consells, estaràs en bon camí per crear automatizacions fiables, segures i preparades per al futur. recorda que l'objectiu final de l'automatizació és fer-nos la vida mé fàcil, així que val la pena dedicar una mica d'esforç addicional a configurar-les bé. un cop estiguin en marxa correctament,pord` gaudir dels beneficis: estalvi de temps, menys errors manuals i la tranquil·litat que, passi el que passi, tens el control del procés.

I ara, què?

Si ja estàs automatitzat, revisa si ho fas amb criteri.

Si encara no hi has entrar, no esperis a que sigui massa tard.

Quan automatitzes amb estratègia, et prepares per escalar.

Vols revisar les teves automatitzacions actuals o construir-ne de noves pensant en el futur?

A Nubulus t'ho posem fàcil, segur i escalable.